Politique sur la transparence et la protection de la vie privée

Transparence judiciaire

La Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique (la « Commission ») est un tribunal quasi judiciaire indépendant qui gère les instances intentées devant elle en vertu de diverses lois liées au travail, dont la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, la Loi sur les relations de travail au Parlement,  la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et la Partie II du Code canadien du travail. Le présent document décrit la politique de la Commission à l’égard de la transparence de ses procédures et explique comment la Commission traite les questions de protection de la vie privée.

Le principe de transparence judiciaire occupe une place importante dans notre système de justice. Suivant ce principe, garanti par la Constitution, la Commission tient ses audiences en public, sauf dans des circonstances exceptionnelles. De par son mandat et la nature des affaires qu’elle entend, la Commission pratique une politique d'ouverture qui favorise la transparence de ses procédures, la responsabilisation et l'équité dans la conduite de ses audiences.

Sur son site Web, de même que dans ses avis, bulletins d'information et autres publications, la Commission fait savoir aux parties ainsi qu’à la communauté des relations de travail que ses audiences sont ouvertes au public. Les parties qui ont recours aux services de la Commission doivent savoir qu'elles s’engagent dans un processus où il est entendu que le différend qui les oppose sera débattu en public et que les décisions rendues par la Commission seront elles aussi publiques. Les parties et leurs témoins sont assujettis à l'examen du public lorsqu'ils témoignent devant la Commission; ils sont donc plus enclins à dire la vérité si leur identité est connue. Les décisions de la Commission indiquent le nom des parties et des témoins et fournissent toute information à leur sujet qui est pertinente et nécessaire pour décider du différend.

Parallèlement, la Commission reconnaît que, dans certains cas, la mention de renseignements personnels au cours d'une audience ou dans une décision écrite peut avoir des répercussions sur la vie de la personne concernée. Des préoccupations liées à la protection de la vie privée surviennent le plus souvent lorsque des renseignements sur certains aspects de la vie d’une personne deviennent publics. Il peut s'agir de l'adresse domiciliaire de la personne, de son adresse électronique personnelle, de son numéro de téléphone personnel, de sa date de naissance, d'informations financières à son sujet, de son NAS, de son numéro de permis de conduire, ou encore de renseignements figurant sur sa carte de crédit ou son passeport. La Commission s'efforce de ne mentionner ce genre de renseignements que s’ils sont pertinents et nécessaires pour décider du différend.

Devant les progrès de la technologie et la facilité d’afficher électroniquement des documents, y compris ses propres décisions, la Commission reconnaît que, dans certaines circonstances, il puisse être justifié de limiter le concept de transparence en ce qui concerne les circonstances de personnes qui sont parties ou témoins à des affaires dont la Commission est saisie.

Dans des circonstances exceptionnelles, la Commission déroge à son principe de transparence judiciaire pour accéder à des demandes visant la  protection de la confidentialité d’éléments spécifiques de la preuve et adapter ses décisions au besoin pour protéger  la vie privée d'une personne (notamment en tenant une audience à huis clos, en scellant des pièces présentées en preuve qui contiennent des renseignements médicaux ou personnels de nature délicate ou en protégeant l’identité de témoins ou de tierces parties). La Commission peut accorder de telles demandes lorsqu’elles respectent les normes applicables reconnues dans la jurisprudence.

La politique de la Commission est conforme à la déclaration (http://www.hfatf-fptaf.gc.ca/news-06-26-2009-fr.php) du Forum pour les présidents des tribunaux administratifs fédéraux (endossée par le Conseil des tribunaux administratifs canadiens) et aux principes figurant dans le Protocole sur l’usage de renseignements personnels dans les jugements (http://cjc-ccm.gc.ca/cmslib/general/news_pub_techissues_UseProtocol_2005_fa.pdf), lequel a été approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

Accès aux dossiers de cas par une partie

La Commission donne aux parties accès à leurs dossiers de cas, en format papier seulement, conformément aux principes de justice naturelle.

Sur préavis raisonnable, ils peuvent être consultés par les parties aux bureaux de la Commission. Toutefois, l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat ne peut pas être consultée.

Accès aux dossiers de cas par le public

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’appliquent pas aux  dossiers de cas de la Commission. Cependant, elle donne au public accès aux dossiers de cas conformément au principe de transparence judiciaire.

La Commission donne accès aux dossiers de cas en format papier seulement. Sur préavis raisonnable, ils peuvent être consultés par le public aux bureaux de la Commission. Toutefois, les renseignements tels l'adresse domiciliaire d’une personne, son adresse électronique personnelle, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, les informations financières la concernant, son NAS, son numéro de permis de conduire, ou encore les renseignements figurant sur sa carte de crédit ou son passeport ne sont pas sujets à consultation. De plus, l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat ne peut pas être consultée. Certains dossiers relatifs aux griefs renvoyés à l’arbitrage par des personnes employées par le Service canadien du renseignement de sécurité ne peuvent pas être consultés par le public.

Sur préavis raisonnable, les pièces déposées en preuve à l’audience peuvent être consultées par le public, aux bureaux de la Commission, une fois que la Commission s’est prononcée sur le fond de l’affaire ou qu’elle a clos son dossier. Cependant, les pièces présentées en preuve qui ont été scellées sur ordonnance de la Commission ne sont pas sujettes à consultation.

Accès aux décisions par le public

La Commission donne au public accès à ses décisions conformément au principe de transparence judiciaire.

Les décisions de la Commission sont disponibles en version électronique sur son site Web. Pour parvenir à un juste équilibre entre l’accès du public à ses décisions et les préoccupations relatives à la protection de la vie privée, la Commission a pris des mesures qui empêchent de faire des recherches sur Internet dans le texte intégral des décisions qui sont affichées sur le site Web de la Commission. Pour ce faire, elle s’est servie du « protocole d’exclusion des robots informatiques », lequel est reconnu par les moteurs de recherche (par exemple, Google et Yahoo). Ainsi, une recherche sur Internet qui porte sur le nom d’une personne mentionnée dans une décision de la Commission ne livrera aucune donnée tirée de la version intégrale des décisions affichées sur le site Web de la Commission.

Récemment, les Services de la technologie de l’information du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) nous ont informés qu’en raison de l’introduction d’un robot Web externe, la mesure prise pour prévenir les recherches sur Internet du texte intégral des décisions qui sont affichées sur le site Web de la CRTEFP, soit le « protocole d’exclusion des robots informatiques », pourrait ne pas être aussi efficace qu’elle ne l’était dans le passé.

En ce moment, les décisions affichées avant août 2016 sur les sites Web de la CRTEFP et de l’ancienne CRTFP sont interrogeables à l’aide de moteurs de recherche sur Internet (par exemple, Google et Yahoo). Le SCDATA travaille présentement avec la CRTEFP afin de régler cette question. Les décisions affichées depuis août 2016 continuent d’être couvertes par le « protocole d’exclusion des robots informatiques » et ne fourniront aucun résultat à partir d’un moteur de recherche Internet.

Disposition des dossiers de cas

On dispose des dossiers de cas de la Commission conformément à l’échéancier approuvé par le bibliothécaire et archiviste du Canada. Les pièces déposées en preuve sont généralement conservées pendant deux ans après que la décision définitive a été rendue.