Guide à l'intention des parties qui se représentent elles-mêmes

Introduction

Le présent guide a pour but de fournir aux parties qui se représentent elles-mêmes de l'information sur la procédure à suivre pour renvoyer à l'arbitrage un grief individuel fondé sur l'article 209 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral (la LRTSPF) et pour les audiences devant une formation de la Commission. Ce n'est qu'un outil informel, qui devrait être consulté conjointement avec la LRTSPF et le Règlement sur les relations de travail dans le secteur public fédéral (le Règlement). On peut consulter la LRTSPF sur le site Web du ministère de la Justice à http://lois.justice.gc.ca. On peut consulter la LRTSPF et le Règlement sur le site Web de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans le secteur public fédéral (la CRTESPF) à www.fpslreb-crtespf.gc.ca, en cliquant sur Lois.

Renseignements généraux

Qu'est-ce que la CRTESPF?

La CRTESPF est un tribunal indépendant quasi judiciaire chargé par la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral (LRTSPF) d'administrer les régimes de négociation collective et d'arbitrage des griefs dans la fonction publique fédérale. Elle est aussi chargée par la Loi sur les relations de travail au Parlement (LRTP) d'assumer un rôle identique à l'endroit des institutions du Parlement. Son engagement à résoudre avec impartialité les questions de relations de travail profite aux Canadiens et Canadiennes en assurant la prestation efficace des programmes et services gouvernementaux.

Qui préside les audiences?

Les audiences de griefs individuels sont généralement présidées par un commissaire de la Commission nommé par le président de la Commission. Le commissaire nommé agit à titre de formation de la Commission.

Renvoi d'un grief individuel à l'arbitrage

Existe-t-il une différence entre « présenter » un grief individuel et « renvoyer » un grief individuel à l'arbitrage?

Oui, il existe une différence entre « présenter » un grief individuel et « renvoyer » un grief individuel à l'arbitrage.

« Présenter » un grief individuel signifie le dépôt d'un grief individuel à l'interne auprès de l'employeur, conformément à l'article 208 de la LRTSPF. Ce n'est qu'après avoir suivi toutes les étapes de la procédure interne de règlement des griefs individuels qu'un fonctionnaire peut « renvoyer » à l'arbitrage, conformément à l'article 209 de la LRTSPF, un grief individuel qui n'a pas été réglé à sa satisfaction.

Puis-je assurer seul ma représentation?

Le fonctionnaire ne peut pas présenter de grief individuel fondé sur l'article 208 de la LRTSPF portant sur l'interprétation ou l'application à son égard de toute disposition d'une convention collective ou d'une décision arbitrale qu'à condition d'avoir obtenu l'approbation de l'agent négociateur de l'unité de négociation à laquelle s'applique la convention collective ou la décision arbitrale et d'être représenté par cet agent.

Un fonctionnaire peut déposer un grief individuel portant sur d'autres questions, sans obtenir l'approbation de l'agent négociateur.

Le fonctionnaire qui se représente lui-même au cours de la procédure interne de règlement de griefs individuels peut continuer de se représenter une fois que le grief est renvoyé à l'arbitrage, conformément à l'article 209 de la LRTSPF.

Quels types de griefs individuels puis-je renvoyer à l'arbitrage?

Quatre types de griefs individuels peuvent être renvoyés à l'arbitrage à savoir :

1. Griefs portant sur l'interprétation ou l'application d'une disposition d'une convention collective ou d'une décision arbitrale;
2. Griefs portant sur une mesure disciplinaire entraînant le licenciement, la rétrogradation, la suspension ou une sanction pécuniaire;
3. Griefs portant sur une rétrogradation ou un licenciement ne découlant pas d'une mesure disciplinaire;
4. Dans le cas d'un fonctionnaire de l'administration publique centrale, griefs ayant trait à une mutation sans consentement alors que celui-ci est nécessaire.

Comment je renvoie un grief individuel à l'arbitrage?

Un fonctionnaire s'estimant lésé qui souhaite renvoyer un grief individuel à l'arbitrage en vertu de l'article 209 de la LRTSPF doit le faire conformément à l'article 2 du Règlement, qui décrit la procédure à suivre pour la présentation de documents introductifs.

L'article 89 du Règlement requiert que le renvoi à l'arbitrage soit présenté en double exemplaire à la CRTESPF. Le fonctionnaire s'estimant lésé peut utiliser l'une des formules suivantes, selon la nature de son grief :

• Formule 20 (RENVOI À L'ARBITRAGE D'UN GRIEF INDIVIDUEL : Interprétation ou application d'une disposition d'une convention collective ou d'une décision arbitrale);
• Formule 21 (RENVOI À L'ARBITRAGE D'UN GRIEF INDIVIDUEL : Licenciement, rétrogradation, suspension, sanction pécuniaire ou mutation).

Remarque : La formule 20 peut être présentée seulement avec l'appui de l'agent négociateur.

Les formules susmentionnées se trouvent sur le site Web de la CRTESPF.

À quoi dois-je m'attendre une fois que mon grief individuel a été renvoyé à l'arbitrage?

Ouverture du dossier

Quand le directeur général reçoit un avis de renvoi à l'arbitrage, une lettre est envoyée à chacune des parties pour en accuser réception et demander à l'autre partie de soumettre une copie de la décision prise à chaque niveau de la procédure de règlement de griefs individuels. L'accusé de réception fournit aussi aux parties les renseignements nécessaires à la poursuite du processus, comme le numéro de dossier de la CRTESPF, ainsi que des instructions sur la prochaine étape de la procédure. Il est important que ce numéro de dossier soit inscrit sur tous les documents et toute la correspondance qui suivent.

À partir des noms des personnes précisées dans le grief individuel, la CRTESPF crée une liste des parties, des intervenants et des autres personnes pouvant être intéressées dans la procédure (la « liste de la Commission »). Elle envoie des copies de l'avis de renvoi à l'arbitrage et du grief individuel à toutes les personnes dont les noms figurent sur cette liste, en leur faisant aussi parvenir une copie de la liste.

• N'oubliez pas que tous les documents présentés subséquemment à l'avis de renvoi à l'arbitrage doivent être déposés auprès la CRTESPF. La partie qui dépose un document subséquemment (sauf les demandes d'assignation) en fournit une copie à toutes les personnes dont le nom figure sur la liste de la Commission, à moins qu'elles n'aient informé par écrit la CRTESPF qu'elles ne tiennent pas à recevoir une copie des documents présentés subséquemment.

Médiation

Chaque grief individuel est automatiquement soumis à la médiation, quoique ce processus demeure volontaire. Lorsqu'une partie refuse la médiation, par écrit, - ou que celle-ci n'aboutit pas au règlement du conflit -, le président peut renvoyer l'affaire à une audience officielle.

Les parties ont 15 jours civils pour aviser la CRTESPF par écrit de leur intention de ne pas se prévaloir de la médiation. Leur avis d'intention est un document présenté subséquemment dont une copie doit être fournie à toutes les personnes dont le nom figure sur la liste de la Commission.

Même si les parties refusent la médiation au départ, elles peuvent demander à s'en prévaloir à n'importe quel moment par la suite. Lorsqu'elles présentent conjointement à la CRTESPF une demande pour que le grief soit renvoyé à la médiation, l'arbitrage du grief individuel est, dans la plupart des cas, immédiatement suspendu et l'on établit la date de la séance de médiation.

Commission canadienne des droits de la personne

Si le fonctionnaire s'estimant lésé souhaite renvoyer à l'arbitrage un grief individuel ayant trait à l'interprétation ou à l'application de la Loi canadienne sur les droits de la personne, il doit en informer la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) au moyen de la formule 24 (AVIS À LA COMMISSION CANADIENNE DES DROITS DE LA PERSONNE), et transmettre une copie de celle-ci à la CRTESPF, aux intervenants et à toute personne dont le nom figure sur la liste de la Commission, conformément à l'article 92 du Règlement.

Si une partie a soumis une formule 24 à la CCDP, celle-ci peut, si elle le juge indiqué, envoyer à la CRTESPF une formule 25 (Avis d'intention de la Commission canadienne des droits de la personne), afin de signifier son intention de soumettre ou non des observations à l'audience concernant la question soulevée relativement à l'interprétation ou l'application de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Préparation à l'audience

Introduction

Règle générale, le processus d'audience devant une formation de la Commission est identique à celui d'une cour de justice, quoique moins formel. Les parties peuvent présenter des pièces justificatives en preuve ainsi qu'interroger et contre-interroger les témoins. L'audience leur offre la possibilité de présenter leurs arguments afin d'établir leurs allégations.

Établissement de la date d'audience

La CRTESPF établit habituellement les dates d'audience quatre à six mois à l’avance.

Avis d'audience

Quand le président renvoie un grief individuel à une formation de la Commission, on envoie un avis d'audience à chacune des personnes dont le nom figure sur la liste de la Commission pour l'informer de la date, de l'heure et du lieu où l'audience se déroulera. L'avis d'audience est normalement envoyé un mois avant la date de l'audience.

Remise et retrait

La Politique sur les remises d’audiences de la Commission prévoit les modalités pour reporter une audience prévue au rôle d’audience.

Toute demande de remise d’une audience doit être présentée le plus tôt possible une fois que les dates d’audience sont connues. La Commission n’autorisera la remise d’une audience que si la demande est justifiée par des motifs clairs, logiques et convaincants. Les situations suivantes ne constituent généralement pas une raison suffisante pour accorder une remise :

• Le souhait mutuel des parties pour une remise;
• Le fait que l’affaire n’a pas été reportée auparavant;
• Le fait que les parties affirment que l’affaire sera probablement réglée si la remise est accordée;
• Si un témoin, une partie, ou un avocat n’est pas disponible (sauf dans des circonstances exceptionnelles) après avoir été avisé raisonnablement à l’avance.

Il arrive que les parties règlent le grief individuel entre elles avant l'audience ou pendant celle-ci. Il incombe alors au fonctionnaire s'estimant lésé d'informer par écrit la CRTESPF que le grief individuel a été réglé et qu'il est retiré ou en voie d'être réglé. Si l'audience a déjà commencé ou est sur le point de commencer (le jour même), les parties doivent informer la formation de la Commission qui instruit le grief du retrait de celui-ci avant d'en informer la CRTESPF par écrit.

Français ou anglais?

Les audiences peuvent se dérouler aussi bien en français qu'en anglais, mais elles se tiennent normalement dans la langue de la présentation du grief. Au besoin, la CRTESPF offre un service d'interprétation simultanée, mais les parties doivent l'informer par écrit qu'elles ont besoin de ce service au moins trois semaines à l'avance. La CRTESPF assume la totalité des frais à cet égard.

À la demande écrite du fonctionnaire s'estimant lésé et sous réserve d'un préavis suffisant, l'audience peut se tenir dans une autre langue que celle de la présentation du grief.

Témoins

La partie qui voudrait faire comparaître un témoin et qui croit que celui-ci ne le fera que s'il est légalement tenu de le faire peut demander - par écrit et de façon détaillée - une assignation de témoin. C'est à elle qu'il incombe d'expliquer pourquoi le témoin en question est essentiel à la présentation de sa cause. Si une assignation de témoin est émise, la partie qui veut faire témoigner le témoin doit l'informer qu'il est appelé à témoigner à une audience, en lui faisant signifier l'assignation de témoin assez longtemps à l'avance. Les frais reliés à la signification du document sont pris en charge par la partie qui présente la demande.

De plus, les témoins qu'une partie assigne à comparaître ont droit à une indemnité s'ils se présentent à l'audience (voir l'article 248 de la LRTSPF et l’article 41 de la LCRTESPF). Cette indemnité doit être payée par la partie qui les fait comparaître. Cette dernière doit s'assurer que l'indemnité est égale à celle à laquelle les témoins auraient droit s'ils étaient cités à comparaître devant la Cour fédérale.

En outre, la partie qui assigne un témoin à comparaître doit payer à l'avance ses frais de voyage, s'il y a lieu, conformément aux Règles des Cours fédérales.

Accessibilité et mesures destinées à répondre aux besoins

La CRTESPF s'engage à assurer un accès à ses processus et services exempt d’obstacles, et de prendre des mesures visant à répondre aux besoins des participants. Les parties doivent informer la CRTESPF par écrit suffisamment à l'avance de leurs besoins ou des services qu'il leur faudra avant ou pendant l'audience (par exemple, tout besoin pouvant toucher sur l’heure, le lieu ou la méthode de l’audience.)

Questions techniques et procédurales

Enregistrement

Règle générale, les audiences ne sont pas enregistrées, et l'on ne produit aucun procès-verbal, de sorte qu'il est important que les parties prennent des notes. La formation de la Commission prend des notes sur la preuve et les observations. Ni les parties ni le public n'ont accès aux notes de la formation de la Commission, sans le consentement de leur auteur.

Prestation de serment

Les personnes appelées à témoigner dans une audience doivent prêter serment ou affirmer solennellement qu'elles diront la vérité pour que leur témoignage soit admis en preuve. Elles peuvent prêter serment sur la Bible, sur un autre livre ou objet sacré ou promettre de dire la vérité.

Prière d'informer la CRTESPF par écrit au moins deux semaines à l'avance des livres sacrés dont les témoins auront besoin à l'audience. Les témoins peuvent aussi apporter leur propre livre ou objet sacré.

Défaut de comparaître

Lorsqu'une personne ne se présente pas à l'audience ou à toute reprise éventuelle de l'audience, la formation de la Commission peut reprendre l'audience et rendre sa décision sans autre avis à cette personne.

Objections

Lorsqu'une partie soulève une objection au cours de l'audience, la formation de la Commission demande à l'autre partie sa position quant à l'objection, puis donne à la partie l'ayant soulevée la possibilité de répondre à cette position avant de trancher l'objection. Dans certains cas, la formation de la Commission peut prendre sa décision en délibéré et statuer sur l'objection dans sa décision définitive.

Requêtes

Les parties peuvent présenter une requête au cours de l'audience à la formation de la Commission pour une décision sur une question de procédure n'influant pas sur le fond de l'affaire. Ces requêtes peuvent être présentées par écrit ou de vive voix à l'audience. Lorsqu'une partie présente une telle requête, elle doit en donner les raisons. L'autre partie présente ensuite sa position sur ces raisons, après quoi la partie ayant présenté la requête y répond.

Par exemple, on pourrait présenter une requête pour que l'audience du lendemain commence plus tard qu'à l'heure indiquée dans l'avis d'audience.

Si une des parties conteste la compétence de la formation de la Commission d'instruire un grief individuel, au vu de la preuve et des observations pertinentes, la formation de la Commission doit être satisfaite qu’elle a compétence avant de se prononcer sur le grief individuel. La formation de la Commission peut également prendre sa décision en délibéré sur la question de la compétence et poursuivre l'instruction du grief individuel au fond (il s'agit d'une pratique courante dans le cas de questions de ce genre).

Déroulement de l'audience

Décorum

La CRTESPF s'attend à ce que les participants se comportent correctement. En signe de respect, lorsque la formation de la Commission entre dans la salle d'audience ou en sort, il est d'usage, mais non obligatoire, que les participants se lèvent. En outre, on assigne aux participants une place dans la salle d'audience en fonction de leur rôle dans l'affaire (fonctionnaire s'estimant lésé, spectateur, témoin, etc.) (Voir l'annexe 1).

Déclaration d'ouverture et questions préliminaires

Au début de l'audience, la formation de la Commission fait une déclaration d'ouverture et en profite pour expliquer les raisons pour lesquelles les parties sont réunies et pour exposer les règles de base de l'audience. On demande ensuite aux parties si elles ont des questions préliminaires qu'elles aimeraient porter à l'attention de la formation de la Commission. C'est à ce moment-là qu'elles peuvent soulever une objection contestant la compétence de la formation de la Commission d'entendre le grief individuel, demander l'exclusion des témoins ou encore demander des modifications ou des précisions quant au déroulement de l'audience.

Par la suite, chaque partie a l'occasion de faire une déclaration d'ouverture dans laquelle elle peut présenter un résumé ou un aperçu de ce qu'elle entend démontrer et de la façon dont elle entend procéder à cette fin, ainsi que la mesure de réparation demandée. L'ordre de présentation des déclarations d'ouverture est le même que celui de la présentation de la preuve et des interrogatoires (voir la rubrique Présentation de la preuve et interrogation des témoins). La partie qui procède en second peut attendre le début de la présentation de sa version pour la faire (avant la présentation de la preuve).

Présentation de la preuve et interrogation des témoins

De manière générale, le fonctionnaire s'estimant lésé est le premier à présenter sa preuve. Par ailleurs, pour les griefs individuels portant sur une mesure disciplinaire, la charge de la preuve incombe à l'autre partie, qui est tenue de présenter sa preuve en premier.

La partie qui présente sa preuve la première est automatiquement la première à interroger ses témoins. Pendant son interrogatoire principal, elle s'efforce de présenter toute l'information susceptible d'étayer sa version. Ensuite, l'autre partie interroge les témoins en contre-interrogatoire; elle s'efforce alors de contredire la preuve présentée pendant l'interrogatoire ou de démontrer que la version de l'autre partie n'est pas fondée. Après le contre-interrogatoire, la partie qui a été la première à interroger les témoins peut les interroger de nouveau sur tout nouveau point soulevé au cours du contre-interrogatoire, après quoi l'autre partie peut interroger ses propres témoins pour présenter sa preuve; ils sont ensuite contre-interrogés, puis interrogés de nouveau.

Il convient de noter que toutes les personnes, y compris les fonctionnaires s'estimant lésés qui souhaitent témoigner, doivent prêter serment ou affirmer solennellement qu'ils diront la vérité.

Comment puis-je présenter ma preuve et interroger mes témoins?

La présentation de la preuve consiste essentiellement à interroger les témoins ainsi qu'à déposer les documents ou les pièces pertinents. Les documents ou pièces présentés en preuve le sont généralement par l'intermédiaire d'un témoin ou avec le consentement de l'autre partie. Une copie de ces documents et pièces doit être fournie à chacune des parties, au témoin et à l'arbitre de grief ou au conseil d'arbitrage de grief, et ce dans les deux langues officielles, s'il en existe une version dans chaque langue. Dans la mesure du possible, il faut présenter l'original des documents, sans aucune modification.

Il n'est pas nécessaire de présenter les documents suivants en tant que preuve puisque ces documents se trouvent déjà au dossier :

• La décision rendue à chaque niveau de la procédure de règlement de griefs individuels.
• La formule 20 (Avis de renvoi à l'arbitrage d'un grief individuel - Interprétation ou application d'une disposition d'une convention collective ou d'une décision arbitrale).
• La formule 21 (Avis de renvoi à l'arbitrage d'un grief individuel - Licenciement, rétrogradation, suspension, sanction pécuniaire ou mutation).
• La formule 24 (Avis à la Commission canadienne des droits de la personne)

Il est important que les questions posées au cours de l'interrogatoire principal d'un témoin soient courtes et ouvertes, pour lui permettre d'exposer librement les faits relatifs à l'affaire. Cela signifie qu'on ne devrait pas poser de questions suggestives incitant le témoin à répondre dans un sens donné. Par contre, rien n'empêche les parties de poser des questions suggestives au début de l'interrogatoire principal d'un témoin, pour établir son identité, ou dans son contre-interrogatoire, pour orienter les réponses d'un témoin.

Comment puis-je préparer mon argumentation?

Lorsque les parties présentent leur argumentation, elles peuvent aussi présenter à l'appui de leur cause la jurisprudence pertinente, ou encore invoquer des décisions antérieures de la CRTESPF ou d'arbitres de griefs. La recherche est très importante pour la préparation de l'argumentation. Les parties peuvent consulter le site Web de la CRTESPF où figurent ses décisions antérieures, ainsi que des décisions d'arbitres de griefs, de même que les lois qu'elle est chargée d'administrer et d'autres liens utiles.

Argumentation

Au stade de l'argumentation, les parties prennent la parole dans le même ordre que celui de la présentation de la preuve. À ce stade, la formation de la Commission connaît tous les éléments ou tous les faits pertinents qui ont été présentés et entend les arguments des parties.

C'est à ce moment que les parties invoquent des décisions antérieures de la CRTESPF et d'arbitres de griefs ainsi que des lois ou de la jurisprudence pour étayer leurs arguments.

Les décisions de la Cour fédérale se trouvent à l'adresse suivante : http://decisions.fct-cf.gc.ca/cf/index.html

Les décisions de la Cour d’appel fédérale se trouvent à l’adresse suivante : https://decisions.fca-caf.gc.ca/fca-caf/fr/d/s/index.do?col=53

Les décisions de la CRTESPF et des ses prédécesseurs sont trouvent à l’adresse suivante : https://decisions.fpslreb-crtespf.gc.ca/fpslreb-crtespf/fr/ann.do

Quand une partie souhaite invoquer une décision antérieure, une loi ou de la jurisprudence, elle est tenue d'en fournir copie à chaque partie ainsi qu'à l'arbitre de grief ou au conseil d'arbitrage de grief.

Fin de l'audience

Quand les parties ont présenté leur argumentation, l'audience prend fin.

Si les parties ont besoin de plus de temps pour poursuivre l'audience, la formation de la Commission précise la date, l'heure, le lieu et les conditions de sa reprise.

Que se passe-t-il après l'audience

Décision

L'audience donne à la formation de la Commission la possibilité d'entendre l'argumentation et les observations des parties et de prendre connaissance de toute la preuve nécessaire à la compréhension de la question en litige. La formation de la Commission doit alors rendre une décision par écrit; normalement, l'arbitre de grief ou le conseil d'arbitrage de grief s'efforce de le faire dans un délai de quatre mois de la date d'audience.

La Politique sur la transparence et la protection de la vie privée de la CRTESPF explique pourquoi les renseignements soumis à la CRTESPF sont généralement mis à la disposition du public et pourquoi ils peuvent être rapportés dans une décision affichée sur le site Web de la CRTESPF et distribuée aux éditeurs.

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Annexe 1 : Salle d'audience